Archives et Mémoire Statutaire
Consultez l'historique officiel de nos délibérations, les procès-verbaux de nos Assemblées Générales et les récépissés préfectoraux témoignant d'une décennie de gestion républicaine et désintéressée à Boué.
Le Registre Spécial et la Conservation des Actes Fondateurs
En application de l'article 5 de la loi du 1er juillet 1901 et des articles 6 et 31 du décret d'application du 16 août 1901, l'association RYTHM'AISNE FORME tient à jour avec une rigueur exemplaire son Registre Spécial d'Association. Ce document officiel, coté et paraphé par les officiers du bureau lors de sa constitution, consigne sans rature ni altération l'ensemble des modifications apportées aux statuts, ainsi que les changements survenus dans l'administration ou la direction du club.
Toutes les déclarations modificatives obligatoires (renouvellement de bureau, modification de l'adresse de correspondance, ajustement des statuts) font l'objet d'un récépissé officiel délivré par la Sous-Préfecture de Vervins. Ces récépissés originaux sont précieusement conservés dans les archives physiques de notre siège social à Boué et numérisés afin d'en assurer la pérennité documentaire.
Modalités de Consultation par les Sociétaires et les Autorités
Conformément au principe de transparence démocratique, les archives statutaires sont consultables par tout adhérent en règle de sa cotisation annuelle. La consultation s'effectue sur rendez-vous lors des permanences hebdomadaires du secrétariat général, en présence du Secrétaire ou du Président. Les autorités administratives, les corps d'inspection de la Jeunesse et des Sports et les services fiscaux peuvent également requérir la présentation de ces pièces à tout moment.
Historique des Procès-Verbaux des Assemblées Générales (2017-2026)
Chaque année, l'Assemblée Générale ordinaire réunit la communauté des sociétaires pour examiner les résultats moraux et comptables de l'exercice. Retrouvez ci-dessous la synthèse chronologique des grandes délibérations adoptées :
AG Ordinaire du 24 Février 2026 — Bilan des 10 Ans
Adoption à l'unanimité du rapport moral 2025. Approbation des comptes certifiant un résultat d'exploitation équilibré sans le moindre endettement bancaire. Vote de l'enveloppe budgétaire pour le renouvellement des câbles de traction et l'achat de nouveaux coussins de gainage proprioceptif. Reconduction du tiers sortant du Conseil d'Administration.
AG Ordinaire du 18 Février 2025 — Sobriété Énergétique
Mise en place de la charte de sobriété énergétique des locaux et vote de l'installation de rampes lumineuses LED basse consommation. Validation du protocole d'accueil individualisé pour les sociétaires orientés dans le cadre du sport sur ordonnance.
AG Ordinaire du 20 Février 2024 — Sécurité & Défibrillation
Vote du renouvellement de la batterie et des électrodes du défibrillateur automatisé externe (DAE). Décision de financer intégralement les sessions de recyclage de secourisme (PSC1) pour l'ensemble des tuteurs d'accueil bénévoles.
AG Extraordinaire du 14 Novembre 2022 — Modernisation Statutaire
Actualisation des statuts associatifs pour renforcer les clauses d'utilité publique, de non-lucrativité absolue et d'interdiction expresse de toute activité commerciale accessoire. Approbation par le préfet de l'Aisne sans réserve.
AG Constitutive du 12 Décembre 2016 — L'Acte de Naissance
Adoption des statuts originels par les membres fondateurs, élection du premier bureau sous la présidence d'honneur des doyens du village et fixation de la première cotisation solidaire annuelle.
Tableau des Pièces Statutaires Archivées au Siège Social
| Référence Document | Intitulé Statutaire | Date d'Enregistrement | Lieu de Conservation |
|---|---|---|---|
| ARCH-STAT-001 | Statuts constitutifs certifiés conformes | 12 Décembre 2016 | Coffre du siège & Sous-Préfecture |
| ARCH-PV-2017/2026 | Procès-verbaux des Assemblées Générales (10 tomes) | Février de chaque année | Registre spécial relié au siège |
| ARCH-FIN-ANNUEL | Bilans comptables et comptes de résultat certifiés | 31 Décembre de chaque année | Dossier de trésorerie générale |
| ARCH-ERP-SEC | Registres de sécurité ERP et contrôles DAE | Contrôle mensuel continu | Poste de premiers secours (salle) |
| ARCH-CONV-MAIRIE | Convention d'occupation du domaine public municipal | Renouvellement triennal | Secrétariat général & Mairie de Boué |
Le Registre d'Entretien et de Traçabilité du Matériel
Au-delà des pièces juridiques et comptables, les archives de RYTHM'AISNE FORME comprennent le carnet d'entretien technique de chaque machine présente dans notre espace de Boué. Ce carnet consigne les dates de graissage des coulisses de guidage, le contrôle visuel de l'usure des câbles d'acier tressé gainé de nylon, ainsi que le remplacement préventif des poulies et des garnitures d'assise.
Cette traçabilité minutieuse élimine tout risque de défaillance mécanique inopinée et prolonge de façon remarquable la durée de vie utile des investissements financés par les cotisations de nos sociétaires.
Le Cadre Légal de la Conservation des Archives Associatives
Le statut d'organisme sans but lucratif d'intérêt général impose des obligations d'archivage précises, codifiées par le Code de la Santé Publique, le Code Général des Impôts et le Code du Patrimoine. RYTHM'AISNE FORME applique des durées d'utilité administrative (DUA) strictes pour chaque catégorie de documents :
- Documents Statutaires et Constitutifs : Conservation permanente et illimitée. Les statuts fondateurs, les récépissés de déclaration préfectorale de Vervins, les délibérations de modification et les règlements intérieurs successifs sont numérisés avec double sauvegarde sécurisée hors-ligne et conservés dans notre coffre d'archives.
- Pièces Comptables et Justificatifs Financiers : Conservation obligatoire pendant une durée minimale de 10 ans à compter de la date de clôture de l'exercice fiscal. Les relevés de compte bancaire, les bordereaux de chèques de cotisations, les factures acquittées des fournisseurs de matériel de musculation et les contrats d'assurance sont classés chronologiquement par année civile.
- Certificats Médicaux et Déclarations QS-SPORT : Conformément aux recommandations de la CNIL et du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), les données de santé des sociétaires sont conservées pendant la durée de l'adhésion annuelle majorée d'un an pour la gestion des éventuels contentieux médico-sportifs. À l'issue de cette période, les attestations papier périmées sont détruites à l'aide d'un destructeur de documents mécanique garantissant l'anonymat absolu des données personnelles.
- Dossiers des Bénévoles et Certifications de Secourisme : Les copies des brevets d'animateurs fédéraux, attestations PSC1 et déclarations d'honorabilité sont conservées pendant toute la durée d'engagement actif du bénévole au sein du club.
Rétrospective Documentaire des Grandes Saisons Associatives
Les procès-verbaux de nos archives racontent l'histoire vivante d'un engagement rural ininterrompu :
Saison 2017-2018 : L'Envol
Archives de l'ouverture officielle. PV d'assemblée générale attestant de 74 adhérents inscrits dès la première année civile. Achat des premiers bancs inclinables et de 5 vélos semi-allongés reconditionnés.
Saison 2020-2021 : L'Épreuve
Dossier Covid-19 : conservation des attestations dérogatoires et des protocoles d'aération validés par la préfecture de l'Aisne. Bilan financier équilibré grâce à la solidarité des adhérents qui ont refusé le remboursement de leurs cotisations.
Saison 2024-2025 : L'Expansion
Dossier technique de rénovation lumineuse. Obtention du label d'encouragement Sport-Santé rural et consolidation de notre partenariat avec les associations sportives de l'Aisne.
Procédure de Demande d'Extrait et Droit de Communication des Sociétaires
Conformément aux principes républicains de démocratie interne, tout sociétaire à jour de cotisation peut solliciter la délivrance d'une copie certifiée conforme d'un procès-verbal d'assemblée générale ou d'une délibération du Conseil d'Administration. La demande doit être formulée par écrit ou par courrier électronique adressé au Secrétaire Général, en précisant l'année de référence souhaitée.
La délivrance de l'extrait certifié intervient sous un délai maximal de quinze jours ouvrés, à titre entièrement gracieux sous format numérique, ou moyennant le remboursement strict des frais réels de reprographie en cas d'envoi postal.
Conservation des Feuilles d'Émargement et Valorisation du Bénévolat
Les feuilles de présence et d'émargement des créneaux hebdomadaires sont conservées sur une période glissante de trois ans. Ces documents constituent la preuve matérielle du volume horaire consacré par les bénévoles à l'animation de la structure. Elles permettent d'établir chaque année le compte d'emploi des ressources bénévoles annexé au bilan comptable, valorisant plus de 650 heures annuelles de don de temps au service de la santé publique de Boué.
Les archives de RYTHM'AISNE FORME constituent le patrimoine moral de tous les citoyens de Boué. Elles témoignent qu'avec de la volonté civique et une gestion irréprochable, l'esprit associatif français reste le plus puissant moteur du vivre-ensemble. Nous encourageons chaque nouvel adhérent à prendre connaissance de ces registres afin de comprendre la portée collective de son inscription au sein de notre communauté rurale solidaire.